Skip to main content
TIBE Integrated Business Ecosystem

Privacy Policy

Privacy Policy

Last updated: 22 October 2026

This Privacy Policy explains how TIBE Technologies (“TIBE”, “we”, “us”) handles personal data when you visit tibetechnologies.com, contact us, or use TIBE services such as the TIBE Marketplace, Client Document Intelligence (CDI) and the TIBE Client Portal. We process personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 of Malaysia, as amended (“PDPA”).

Some TIBE services are in controlled pilot and are not generally available. This policy describes how personal data is handled when a service is used; it is not a statement that every service is currently live.

1. Who we are and how to contact us

TIBE Technologies is the data user responsible for the personal data described in this policy. For any privacy question, request or complaint, contact us at admin@tibetechnologies.com with the subject “Privacy Request”.

2. Personal data we collect

  • Enquiries: your name, email address, company, role and anything you include when you email us or ask about procurement, supplier participation, document intelligence or a pilot.
  • Client accounts: name, business email, organisation, role, login and authentication records, and the permissions assigned to your account.
  • Marketplace participation: business registration and verification details, contact persons, capability and certification information, RFQs, quotations, approvals and order intent submitted by buyers and suppliers.
  • Client Document Intelligence: documents you upload (for example drawings, specifications, bills of materials, contracts and procurement files) and the text and data extracted from them. Documents may contain personal data about you or third parties; you should upload only documents you are entitled to share.
  • Technical and security data: IP address, browser and device information, timestamps, pages viewed and security, audit and error logs.
  • Cookies: cookies and similar technologies needed to operate the website and keep you signed in, and site statistics provided by Jetpack.

We do not intend to collect sensitive personal data (such as health, religious or political information) and ask that you do not send it to us unless it is necessary for a service you have requested.

3. Why we use personal data

  • To answer enquiries and discuss procurement needs, supplier participation or pilots.
  • To create and secure client accounts, confirm identity and apply the correct organisation and permission boundaries.
  • To operate the Marketplace: verifying participants, handling RFQs and quotations, supporting comparison, approval and order intent.
  • To provide Client Document Intelligence: storing, reading (OCR), extracting, searching and analysing the documents you submit, and producing the deliverables you request.
  • To keep our services secure, prevent fraud and misuse, keep audit records and investigate incidents.
  • To meet legal, regulatory, tax and accounting obligations.
  • To send service messages. We send marketing messages only with your consent, and you can opt out at any time.

4. Artificial intelligence

Some features use AI models to read documents, extract information, match supplier capabilities or compare quotations. When you use such a feature, the relevant content is sent to an AI model provider (for example Google Gemini or OpenAI) only to perform that task. AI outputs are recommendations; decisions with significant effect, such as supplier verification, awards and orders, remain subject to human review and approval. We do not use your documents to train AI models.

5. Who we share personal data with

We do not sell personal data. We share it only where needed for the purposes above:

  • Service providers who process data on our behalf, including Google Cloud and Firebase (hosting, authentication, database and file storage), AI model providers (section 4), Resend (service email), our website hosting provider, Automattic (Jetpack site features and statistics), Google Fonts (website typography, which receives your IP address when a page loads) and content delivery and security providers.
  • Other Marketplace participants, to the extent needed for a transaction you take part in. For example, a buyer’s RFQ is shared with suppliers invited to respond, and a supplier’s quotation is shared with that buyer’s organisation.
  • Your own organisation, where your account belongs to an organisation that administers it.
  • Authorities and advisers, where required by law, court order or to protect rights, safety and security.

6. Transfers outside Malaysia

Our cloud services are hosted in Google Cloud’s Singapore region, and some service providers, including AI model providers, may process data in other countries. Where personal data is transferred outside Malaysia we take steps required by the PDPA so that it remains protected to a comparable standard, including contractual safeguards with our providers.

7. How we protect personal data

We use technical and organisational measures including encryption in transit, access limited by organisation, role and permission, separation of each client organisation’s data, audit logging and human approval for high-impact actions. No system is completely secure. If a personal data breach occurs that is likely to cause significant harm, we will notify the Personal Data Protection Commissioner and affected individuals as required by the PDPA.

8. How long we keep personal data

We keep personal data only as long as needed for the purpose it was collected, or longer where the law requires (for example tax, accounting and audit records) or where it is needed to resolve a dispute. When data is no longer needed, it is reviewed and deleted or anonymised. Deletion of client documents and records is reviewed by a person rather than performed automatically, and records under legal hold are kept until the hold ends.

9. Your rights

Subject to the PDPA, you may:

  • ask for access to the personal data we hold about you;
  • ask us to correct personal data that is inaccurate, incomplete, misleading or out of date;
  • withdraw your consent, or ask us to limit processing, including for direct marketing;
  • ask us to transmit your personal data to another data user where technically feasible.

Send requests to admin@tibetechnologies.com. We may need to verify your identity and will respond within the time required by the PDPA. If you withdraw consent or do not provide data we need, we may be unable to provide some services. If you are not satisfied with our response, you may complain to the Personal Data Protection Commissioner of Malaysia.

10. Children

TIBE services are intended for businesses and are not directed at children. We do not knowingly collect personal data from anyone under 18.

11. Language

This policy is published in English and Bahasa Malaysia.

12. Changes to this policy

We may update this policy as our services change. The date at the top shows when it was last updated. Material changes will be highlighted on this page and, where appropriate, communicated to account holders.

Polisi Privasi (Bahasa Malaysia)

Polisi Privasi ini menerangkan cara TIBE Technologies (“TIBE”, “kami”) mengendalikan data peribadi apabila anda melawat tibetechnologies.com, menghubungi kami, atau menggunakan perkhidmatan TIBE seperti TIBE Marketplace, Client Document Intelligence (CDI) dan TIBE Client Portal. Kami memproses data peribadi menurut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia, sebagaimana dipinda (“Akta”).

Sesetengah perkhidmatan TIBE masih dalam rintis terkawal dan belum tersedia secara umum. Polisi ini menerangkan cara data peribadi dikendalikan apabila sesuatu perkhidmatan digunakan; ia bukan kenyataan bahawa setiap perkhidmatan sedang beroperasi.

1. Siapa kami dan cara menghubungi kami

TIBE Technologies ialah pengguna data yang bertanggungjawab ke atas data peribadi yang diterangkan dalam polisi ini. Untuk sebarang soalan, permintaan atau aduan berkaitan privasi, hubungi kami di admin@tibetechnologies.com dengan subjek “Privacy Request”.

2. Data peribadi yang kami kumpul

  • Pertanyaan: nama, alamat emel, syarikat, jawatan dan apa-apa maklumat yang anda sertakan semasa menghantar emel atau bertanya tentang perolehan, penyertaan pembekal, kecerdasan dokumen atau rintis.
  • Akaun klien: nama, emel perniagaan, organisasi, jawatan, rekod log masuk dan pengesahan, serta kebenaran yang diberikan kepada akaun anda.
  • Penyertaan Marketplace: butiran pendaftaran dan pengesahan perniagaan, orang untuk dihubungi, maklumat keupayaan dan pensijilan, RFQ, sebut harga, kelulusan dan niat pesanan yang dihantar oleh pembeli dan pembekal.
  • Client Document Intelligence: dokumen yang anda muat naik (contohnya lukisan, spesifikasi, senarai bahan, kontrak dan fail perolehan) serta teks dan data yang diekstrak daripadanya. Dokumen mungkin mengandungi data peribadi anda atau pihak ketiga; muat naik hanya dokumen yang anda berhak kongsi.
  • Data teknikal dan keselamatan: alamat IP, maklumat pelayar dan peranti, cap masa, halaman yang dilihat, serta log keselamatan, audit dan ralat.
  • Kuki: kuki dan teknologi serupa yang diperlukan untuk mengendalikan laman web dan mengekalkan log masuk anda, serta statistik laman yang disediakan oleh Jetpack.

Kami tidak berhasrat mengumpul data peribadi sensitif (seperti maklumat kesihatan, agama atau politik) dan meminta anda tidak menghantarnya kepada kami kecuali jika ia perlu bagi perkhidmatan yang anda minta.

3. Tujuan kami menggunakan data peribadi

  • Untuk menjawab pertanyaan dan membincangkan keperluan perolehan, penyertaan pembekal atau rintis.
  • Untuk mewujudkan dan melindungi akaun klien, mengesahkan identiti dan menerapkan sempadan organisasi dan kebenaran yang betul.
  • Untuk mengendalikan Marketplace: mengesahkan peserta, mengurus RFQ dan sebut harga, serta menyokong perbandingan, kelulusan dan niat pesanan.
  • Untuk menyediakan Client Document Intelligence: menyimpan, membaca (OCR), mengekstrak, mencari dan menganalisis dokumen yang anda serahkan, dan menghasilkan bahan yang anda minta.
  • Untuk memastikan perkhidmatan kami selamat, mencegah penipuan dan salah guna, menyimpan rekod audit dan menyiasat insiden.
  • Untuk memenuhi kewajipan undang-undang, kawal selia, cukai dan perakaunan.
  • Untuk menghantar mesej perkhidmatan. Kami menghantar mesej pemasaran hanya dengan persetujuan anda, dan anda boleh menarik diri pada bila-bila masa.

4. Kecerdasan buatan

Sesetengah fungsi menggunakan model AI untuk membaca dokumen, mengekstrak maklumat, memadankan keupayaan pembekal atau membandingkan sebut harga. Apabila anda menggunakan fungsi sedemikian, kandungan berkaitan dihantar kepada pembekal model AI (contohnya Google Gemini atau OpenAI) semata-mata untuk melaksanakan tugas itu. Hasil AI ialah cadangan; keputusan yang memberi kesan besar, seperti pengesahan pembekal, penganugerahan dan pesanan, kekal tertakluk kepada semakan dan kelulusan manusia. Kami tidak menggunakan dokumen anda untuk melatih model AI.

5. Dengan siapa kami berkongsi data peribadi

Kami tidak menjual data peribadi. Kami berkongsinya hanya apabila perlu bagi tujuan di atas:

  • Pembekal perkhidmatan yang memproses data bagi pihak kami, termasuk Google Cloud dan Firebase (pengehosan, pengesahan, pangkalan data dan storan fail), pembekal model AI (seksyen 4), Resend (emel perkhidmatan), penyedia pengehosan laman web kami, Automattic (ciri dan statistik laman Jetpack), Google Fonts (fon laman web, yang menerima alamat IP anda semasa halaman dimuatkan) serta penyedia penghantaran kandungan dan keselamatan.
  • Peserta Marketplace lain, setakat yang perlu bagi transaksi yang anda sertai. Contohnya, RFQ pembeli dikongsi dengan pembekal yang dijemput untuk menjawab, dan sebut harga pembekal dikongsi dengan organisasi pembeli tersebut.
  • Organisasi anda sendiri, jika akaun anda milik organisasi yang mentadbirnya.
  • Pihak berkuasa dan penasihat, jika dikehendaki oleh undang-undang atau perintah mahkamah, atau untuk melindungi hak, keselamatan dan sekuriti.

6. Pemindahan ke luar Malaysia

Perkhidmatan awan kami dihoskan di rantau Singapura Google Cloud, dan sesetengah pembekal perkhidmatan, termasuk pembekal model AI, mungkin memproses data di negara lain. Apabila data peribadi dipindahkan ke luar Malaysia, kami mengambil langkah yang dikehendaki Akta supaya data itu kekal dilindungi pada tahap yang setara, termasuk perlindungan kontrak dengan pembekal kami.

7. Cara kami melindungi data peribadi

Kami menggunakan langkah teknikal dan organisasi termasuk penyulitan semasa penghantaran, akses yang dihadkan mengikut organisasi, peranan dan kebenaran, pengasingan data setiap organisasi klien, log audit dan kelulusan manusia bagi tindakan berimpak tinggi. Tiada sistem yang selamat sepenuhnya. Jika berlaku pelanggaran data peribadi yang mungkin menyebabkan kemudaratan ketara, kami akan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan individu yang terjejas sebagaimana dikehendaki Akta.

8. Tempoh penyimpanan data peribadi

Kami menyimpan data peribadi hanya selama yang perlu bagi tujuan ia dikumpul, atau lebih lama jika dikehendaki undang-undang (contohnya rekod cukai, perakaunan dan audit) atau jika perlu untuk menyelesaikan pertikaian. Apabila data tidak lagi diperlukan, ia disemak dan dipadam atau dijadikan tanpa nama. Pemadaman dokumen dan rekod klien disemak oleh manusia dan tidak dilakukan secara automatik, dan rekod di bawah tahanan undang-undang disimpan sehingga tahanan itu tamat.

9. Hak anda

Tertakluk kepada Akta, anda boleh:

  • meminta akses kepada data peribadi anda yang kami simpan;
  • meminta kami membetulkan data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini;
  • menarik balik persetujuan anda, atau meminta kami mengehadkan pemprosesan, termasuk bagi pemasaran langsung;
  • meminta kami memindahkan data peribadi anda kepada pengguna data lain jika boleh dilaksanakan secara teknikal.

Hantar permintaan ke admin@tibetechnologies.com. Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda dan akan menjawab dalam tempoh yang dikehendaki Akta. Jika anda menarik balik persetujuan atau tidak memberikan data yang kami perlukan, kami mungkin tidak dapat menyediakan sesetengah perkhidmatan. Jika anda tidak berpuas hati dengan jawapan kami, anda boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia.

10. Kanak-kanak

Perkhidmatan TIBE ditujukan kepada perniagaan dan tidak ditujukan kepada kanak-kanak. Kami tidak dengan sengaja mengumpul data peribadi daripada sesiapa yang berumur bawah 18 tahun.

11. Bahasa

Polisi ini diterbitkan dalam bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia.

12. Perubahan kepada polisi ini

Kami mungkin mengemas kini polisi ini apabila perkhidmatan kami berubah. Tarikh di bahagian atas menunjukkan bila ia kali terakhir dikemas kini. Perubahan penting akan dinyatakan di halaman ini dan, jika sesuai, dimaklumkan kepada pemegang akaun.